Imajući to u vidu, predlažem pet odluka koje će vam pomoći da pored posla imate i svoj život. Sve je to super – da uspešno završavate zadatke, napredujete na poslu, ostvarite rezultate ali ne po cenu vašeg fizičkog i mentalnog zdravlja.

Ne morate strogo da se pridržavate svega što je navedeno.

1. Redovni obroci u krugu porodice. Nije toliko u pitanju sam obrok koliko razgovor u toku obroka. To je savršeno vreme da svi sednete zajedno i pričate kako ste proveli dan, šta je ko radio, šta ima novo…da bi veza između članova porodice bila što jača, zaista su potrebni ovako svakodnevni učestali obroci – bilo da imate ili nemate decu, ovo je jako bitno. Čak i kad ste na poslovnom putu, ili kad iskrsne nešto neočekivano, zajednički obroci treba da se podrazumevaju i postanu deo dnevne rutine. Malo je glupo da je svako u svojoj sobi, gleda tv ili bleji za kompjuterom jer je to najbrži način do otuđenosti. To važi i za vas, posao može da sačeka, odmaknite se od kompjutera i obratite malo pažnju na vaš život…

2. Zakažite odmor dosta unapred. Koliko puta vam se dešavalo da kontstantno odlažete odmor zbog brojnih poslovnih obaveza za koje mislite da ne mogu sačekati ili da ih niko pored vas ne može rešiti? Ovo možete rešiti ako rezervišete i platite unapred…dosta unapred. Samim tim nećete imati izgovore da ne odete na odmor…pre svega, glupo je da ne odete ako ste već platili Naravno, uvek postoji opasnost da iskrsne nešto ali to možete izbeći ako lepo isplanirate unapred, završite sve projekte do tog datuma i prethodno obavestite klijente.

3. Radite i nakon večere. Nema potrebe da se vraćate u kancelariju. U poređenju sa nekim prošlim vremenima, danas je neuporedivo lakše raditi i uopšte vam nije potrebno kancelarijsko okruženje…možete raditi i iz kafića ako ima wireless. Samo gledajte da podignete fajlove koji su vam potrebni za rad na neki server kako biste mogli da im pristupite gde god da se nalazite. Koristite online alatke (Google Docs, Sharepoint, Zoho itd.). Samo vam je potrebno da imate dobar protok tamo odakle radite. Ali polako, večerajte, provedite neko vreme sa dragim osobama a zatim kad svako ode na svoju stranu, možete odraditi dodatne stvari koje ste mislili da odradite tek kad odete sutra na posao.

4. Nemojte da se zalećete. Planirajte. Nemojte se praviti da slušate dok vam je u glavi haos što se tiče posla. Zaustavite misli koje vam ne dozvoljavaju da slušate. Usporite malo i spustite malo tenziju. Ako vam je haos i ne znate šta ćete pre, poradite malo na planiranju i organizaciji – postavite ciljeve, taskove, rokove, rešavajte stvari korak po korak. Zatim zabeležite sve negde čemu možete da pristupite i kad ste online (Evernote napr.). Zapisujte tako kad god vam naleti neka ideja. Nemojte biti lenji čak iako se setite nečeg dok ste u krevetu. Lepo ustanite, ulogujte se i pribeležite u vaš plan. Zatim se vratite u krevet. Postarajte se da svakodnevno prolazite plan, tj, da vam to bude makar jedan delić radnog vremena, u najgorem slučaju jednom mesečno…iz tog razloga što se planovi menjaju. Pretpostavke se menjaju…

5. Redovno vežbajte. Ukoliko preskačete jutarnje vežbanje  kako biste popili više kafe ili posvetili više vremena poslu…velika greška. Suočite se sa tim – uvek će biti rokova, mailova koje treba pregledati, novih stvari koje treba dodati, izmeniti i tako u nedogled…Nemojte propustiti trčanje ili teretanu zarad dodatnih sat – dva na poslu. Na kraju ćete biti manje produktivni i shvatićete da ste manje uradili za tih dodatnih sat – dva na poslu nego da ste otišli da vežbate.

Izvor: openforum.com

Ovo su neki korisni trikovi i pomoću njih će sve zaista biti mnogo jednostavnije:

1) Metod tri kutije. Ukoliko želite da raščistite krš u vašoj sobi, na stolu, polici, u fioci itd. iskoristite “metod tri kutije” da biste brzo razvrstali stvari koje nađete prilikom čišćenja. Poskidajte sve sa police, izvucite sve iz fioke i u isto vreme raspoređujte u tri različite kutije: BACITI, POKLONITI, MOŽDA OSTAVITI. Za prve dve je sasvim jasno šta ćete raditi…treća je za stvari za koje niste potpuno sigurni a takvih stvari uvek ima – krš su, ali ste sentimentalno vezani za njih ili mislite da će vam zatrebati u budućnosti. Ostavite te stvari u kutiji i čuvajte ih - videćete za par meseci šta ćete sa njima…Sve što vam je potrebno i što ćete koristiti lepo posložite na policu i u fioku.

2) Napravite zonu “bez uznemiravanja”. Ovo je super kad je potrebno da se skoncentrišete na ono što radite – što je otprilike svaki dan Obezbedite sebi prostor gde neće biti telefona, mailova, kolega, dece, žena, ničega na zidovima, messengera ili Twittera, blejanja na webu…sa vama ostaje samo ono što vam je neophodno za rad. Odredite sebi koliko ćete raditi u takvom okruženju – recimo od 8h do 10h ujutru. Ali da ispoštujete to, u tom periodu nema nikakvog ometanja. Mailove i pozive rešavajte pre ili posle. Ovo je savršeno kad morate da radite nešto na šta morate da se skoncentrišete, napr. pisanje bloga

3) Napravite kratak spisak. Ovo je ključna stvar ako hocete da vam život bude jednostavniji. Napravite spisak stvari koje najviše volite da radite a da na spisku ne bude više od 4 do 5 stavki. Ja lično volim odlaske u bioskop, ispijanje moke, izlaske, igrice i uopšte, blejanje sa meni dragim ljudima. Probajte da izbacite sve što nije na ovom spisku kako biste imali više prostora u vašem životu za stvari koje volite.

4) Odloži sve na nedelju dana. Ukoliko ste preopterećeni, odlučite da ne prihvatite bilo kakve nove poslove u toku nedelje. Ukoliko se i desi da dobijete, ljubazno odbijte. Ukoliko je u pitanju posao koji ne možete da odbijete, recite da morate ove nedelje da završite projekte koji su u toku a da ćete sledeće nedelje prionuti na posao koji vam je dodeljen. Zatim izaberite dva ili tri projekta (u zavisnosti od kompleksnosti) i skoncentrišite se na to da ih završite ove nedelje. O novim projektima brinite sledeće nedelje.

5) Probajte bez rasporeda. Kad god ste preopterećeni, primenite ovo. Možete da odredite sebi da više nećete zakazivati sastanke. Ovo se ne odnosi na sastanke koji su jako bitni, medutim, ukoliko imate taj izbor i možete da odredite da li ćete ići danas ili sledeće nedelje, uvek možete reći da ste nažalost prebukirani i da možete da se čujete narednih dana i dogovorite se. Neka dan bude samo za vas, a na samom početku izaberite nekoliko stvari na koje ćete se skoncentrisati i završiti ih.

6) Jedna stvar dnevno. Ovo je dobro za sve koji se razlete na više stvari odjednom. Nemojte dozvoliti sebi da radite više stvari u isto vreme. Kad pišete članak, onda se skoncentrišite samo na to, dok ne završite. Kad proveravate mailove, samo to radite dok ne ispraznite inbox. Jedno po jedno. Probajte ovaj princip da izgurate jedan dan. Ako vam je ok, nastavite ovako.

7) Započnite dan na miru. Ovu stavku nemojte da preskačete jer vam značajno menja ceo dan. Istuširajte se na miru, popijte kafu..ja obavezno ujutru uz kafu gledam Bear Gryllsa a posle Mythbusterse…Izdvojite za to 10 minuta do sat vremena ujutru, zaista će vam značiti a dan će vam proteći mnogo lakše.

8 ) Koristite samo 7 namirnica. Ukoliko vam je zdrava ishrana bitna ali jednostavno nemate vremena za pripremu ili da imate tih 5 manjih obroka dnevno, probajte ovako nešto. Obezbedite sebi hranu koja nije iz kesice ili fast fooda. U ishrani možete koristiti sedam namirnica: voće, povrće, žitarice, belo meso, ribu, orašasto voće (u manjim količinama)

9) Bez papira. Najgore što može da vas zadesi na radnom mestu jeste da ga ne vidite od silnih papira koji su se nagomilali a teško da će bilo šta od toga zaista biti potrebno. Koristite kompjuter i insistirajte na razmeni mailova što više ukoliko je moguće. Prvo što ćete imati sređenije radno mesto i samim tim ćete se bolje snalaziti, što ćete olakšati mnoge radne procese i spasiti drveće od kojeg se izrađuje papir Ukoliko se vaše poslovanje svodi na komunikaciju preko Interneta, onda vam je dosta lakša organizacija jer imate idealnu mogućnost da sortirate sve što vam je potrebno putem foldera i kad vam nešto treba, izvršite pretragu…mnogo bolje nego da tražite po gomili papira, složićete se. Ukoliko ipak morate imati primerak i na papiru, skenirajte i sačuvajte primerak u odgovarajućem folderu. Ali ipak insistirajte da vam se sve šalje elektronskim putem.

10) Medija detox. Ukoliko je došlo do toga da ste jednostavno pretrpani informacijama, što se tiče posla i privatnog života, možda je dobro da izdvojite neko vreme i radite sve što volite – idite na pecanje, vozite bicikl, idite na plivanje…radite bilo šta što ne uključuje korišćenje kompjutera (fejsa, twittera…) ili gledanje TV-a, čitanje novina. Pored ono malo slobodnog vremena što imamo, možda je dobro da malo rasteretite mozak i jednostavno ne dozvolite makar jedan ili dva dana da znate šta se dešava u zemlji i svetu…Eventualno gledajte Simpsone ili bilo šta što će vas nasmejati…ali opet je bolja opcija da su vam takve stvari nedostupne kad god imate slobodnog vremena. Videćete koliko ćete se istinski odmoriti…

11) Ograničite se na 3 taska. Ukoliko ste danas pretrpani, izaberite 3 najvažnija taska za danas. Ne samo da budu važni već i da znate da će to što ćete danas uraditi imati efekta u budućnosti. Skoncentrišite se na rešavanje ta 3 taska i ukoliko se desi da vam ostane vremena pređite na rešavanje sledećih, mada možete i da odmorite, zaslužili ste.

12) Ograničite se na samo jedan projekat. Na koliko ste projekata u ovom trenutku? Ukoliko ste na previše, to se svakako odražava na vašu efikasnost. Umesto toga, skoncentrišite se na jedan projekat u datom trenutku a ostali neka čekaju. Trudite se da se fokusirate na završavanje jednog projekta i po završetku pređete na rešavanje drugog projekta…ako skačete sa projekta na projekat, pogubićete se i tada dolazi do problema za čije će vam rešavanje biti potrebno više vremena nego da ste uzeli da ih rešavate jedan po jedan.

13) Mailovi od 5 rečenica. Mnogima se već dešavalo da previše vremena bace na pisanje mailova. To je super ako vam se posao svodi na celodnevno pisanje mailova, ali realno, ko još ima takav posao? Ukoliko mislite da provodite previše vremena u pisanju i odgovaranju na mailove, svedite sve što možete na pet ili manje rečenica. Značajno ćete dobiti na vremenu. Mail neka bude kratak, koncizan i pre svega razumljiv za onog ko ga čita.

14) Pravilo od 30 dana. Ovo je super za sve koji imaju problema sa impulsivnom i neplaniranom kupovinom. Ukoliko želite nešto da kupite, zapišite na papir. Nakon 30 dana, ako i dalje želite stvar, kupite je. Veliki je problem razjasniti šta želite i šta vam je zaista potrebno. Ovo možete primeniti u slučaju da želite da kupite novi telefon, laptop itd…razjasnite sebi da li vam je to zaista potrebno u datom trenutku…skroz je ok planirati.

15) Kupujte odeću u par boja. Na ovaj način ćete zaista pojednostaviti frustrirajući proces oblačenja. Kad kupujete odeću, birajte svega par boja, i samim tim ćete moći da pravite kombinacije a da vas niko ne ismeva. Kupujte crno, sivo, plavo, zeleno, jako je lako upariti ove boje. Ništa kao frustracija ujutru kad ne znate šta ćete obući jer se samim tim loše osećate u toku celog dana. 

16) Jedno unesite, dva izbacite. Kad kupujete nove stvari za kuću, postarajte se da izbacite dve stvari na jednu novu. Logično bi bilo kad kupite jednu stvar, jednu izbacite ali iz nekog razloga, to ne vrši posao a stvari se gomilaju. Ništa gore od osećaja pretrpanosti u kući.

17) Radite četiri dana u nedelji. Možda ćete se nasmejati kad pročitate ovo jer mnogi nemaju taj luksuz, pogotovo da isplaniraju ovako nešto i zaista ispoštuju raspored i rade četiri dana nedeljno. Ukoliko možete da se organizujete, uradite tako, radite četiri dana nedeljno po osam sati dnevno ili manje. Ali kako da radite četiri dana nedeljno ako trenutno radite pet dana nedeljno i iskreno jedva postižete sve? Nekad ovo može da upali. Kad znate koliko imate vremena, iz nekog razloga zapnete više i završite sve na vreme. Samim tim bi završili najvažnije taskove jer znate da imate manje vremena. Možete da prebacite i deo poslova na nekog drugog, naravno, taj deo da ne bude težak i da realno ne može ništa pogrešno da se odradi.

18) Rana penzija. Zvuči radikalno ali neki će uvideti da je ovako nešto moguće. Odredite sebi neki datum kada ćete otići na duži odmor. Odmor može da potraje čak mesecima! Zapnite, radite, uštedite novac i priuštite sebi da odmorite od posla. Kad se budete vratili na posao, bićete itekako orni i puni entuzijazma. Ovo će zvučati neverovatno ali moguće je čak da odredite sebi odlazak u penziju za pet ili deset godina. Kad imate tako nešto u planu, daćete sve od sebe da se obezbedite sredstva da to zaista i bude moguće…to će značiti da ćete morati da donesete sada neke odluke. Da li sada želite da iskoristite duži odmor ili da zapnete i da omogućite sebi raniji odlazak u penziju. Trudite se da ne budete toliko impulsivni, planirajte, štedite, investirajte u drugačiji život. Radite i zaradite sada što više da ne biste morali kasnije…jer će kasnije biti sve teže.

19) Ograničite prostor za skladištenje. Imate tendenciju da čuvate sve i svašta? Iako realno znate da mnogo toga više nikad nećete upotrebiti. Na primer onu tastaturu na kojoj ne rade slova t, j, k…ili fiksni telefon koji ne radi…i ko zna šta još…Zahvaljujući tim stvarima, ne možete da se snađete i nađete ono što vam zaista treba u datom trenutku i gubite vreme nervirajući se. Isto važi i za radni sto…ako imate fioke, koliko vam treba vremena da nađete jednu olovku…najbolje je da imate sto bez fioka jer ćete se morati organizovati i na minimalnom prostoru održavati radno okruženje u kome se možete snaći. Nepotrebne stvari bacite – ovo se može primeniti na svaki prostor.

20) Zaustavite nalet informacija. Koliko informacija dopire do vas na dnevnom nivou? Toliko da se nekad osećate kao da će vam eksplodirati glava. Vrlo je lako pogubiti se. Koliko vam samo dolazi mailova u ovom trenutku…a sve treba da obradite. Nađite način da to sprečite. Odjavite se sa mail lista za početak (ako jednom odete na tu žurku, to ne znači da morate stalno da dobijate newslettere za dizel party četvrtkom), zamolite sve koji vam šalju lančana pisma i šale da prestanu sa time, koristite automatske filtere za sve što zaista ne morate da čitate. Često čitate online izdanja novina? Umesto pet izvora, izaberite samo jedan koji će vam dolaziti na mail.

21) Šaljite samo pet mailova dnevno. Izaberite pet najbitnijih mailova danas i odgovorite samo njima. Ostale odložite ili izbrišite. Na ovaj način postavljate prioritete. Tačno, neki ljudi danas neće dobiti odgovor ali ni vi nećete provesti čitav dan čitajući i odgovarajući na mailove i samim tim ćete imati šanse da završite zaista bitne stvari. Oslobađajuća i olakšavajuća činjenica je da vam mnogi neće praviti nikakve probleme što im nije odgovoreno.

Pogledajte, isprobajte dve, tri stvari sa spiska i ako pije vodu, probajte da primenite ostalo.

izvor zenhabits

Uspešna organizacija vremena može biti izazov, pogotovo za one kojima je rad od kuće novina. Kad imate šefa koji vam govori šta da radite,  mnogo je lakše rasporediti aktivnosti po prioritetu i roku. Međutim, organizacija vremena postaje još teža kad, pored svakodnevnih taskova morate da se izborite sa svakodnevnim problemima u vođenju posla, a pored toga još i da imate neki svoj privatni život.

Evo nekih saveta koji će vam pomoći da bolje organizujete svoje vreme i koji će vam pomoći da učestvujete u svemu što vam je bitno.

ORGANIZUJTE SE

Gubljenje vremena na nalaženje stvari, bilo da su na vašem kompu ili stolu može biti jedan od najvećih uzročnika izgubljenog vremena na poslu…Definitivno vam treba sistem i raspored za skladištenje informacija, fajlova, foldera i podataka koji vam se gomilaju svakog dana. Ovo se naravno odnosi na celokupni radni prostor, počevši od kompjutera, radnog stola, uopšte, radnog okruženja…Eksperimentišite sa raznim sistemima organizacije dok ne dođete do onog koji vam najviše odgovara. Samo jedan folder POSAO ili RADNI može da poboljša organizaciju onoliko, jer ćete u njega staviti sve podatke vezane za posao i tako očistiti desktop od gomile ikonica i foldera i svega…isto tako kreirajte posebne foldere po klijentima i projektima, a takođe je dobro da napravite poseban folder gde ćete ubacivati sve završene taskove i projekte (ovaj folder je dobro snimiti i negde drugde, na usb i slično..) Sve u svemu, bilo bi dobro da koristite što manje papira a što više kompjuter.

ODVOJITE PROSTOR ZA RAD OD PROSTORA ZA…SVE OSTALO!

Treba vam zaseban prostor za rad. Ukoliko radite u kancelariji, onda je lako za snalaženje…ali ako radite od kuće…to je već druga priča…Evo par saveta kako da napravite super radni prostor u kućnim uslovima:

• Nabavite sto. Jednostavno nema smisla da koristite stočić za kafu ili sto u trpezariji za rad. Prvo što nije efikasno raditi u tim uslovima, ili ste savijeni stalno, ili vam ispada stalno nešto sa stola, ili stalno nešto zaboravljate od pribora pa tražite po kući. Za 1000-2000 din imaju skroz ok radni stolovi, držite sve na jednom mestu a i na taj način imate sopstveni radni prostor.  
• Kad ste u radnom prostoru, onda neka bude radna atmosfera. Ovo znači da nosite odeću dok ste za radnim stolom, malo je neadekvatno da radite u pidžami i papučama.
• I dalje imate neiskorišćen prostor? Da li postoji neiskorišćen prostor kao soba, ćošak, ili čak ostava u vašem domu? I dovoljno je velik za  radni sto? Ako je tako, onda bi to trebalo da iskoristite kao prostor za rad. Ako je taj prostor deo veće sobe, razmislite o kupovini zasebnog plakara gde ćete držati sve stvari i materijal vezan za posao.  Ako se ipak radi o malom i skučenom prostoru onda je super rešenje radni sto sa policama.

ISKORISTITE PREDNOST ALATKI ZA ORGANIZACIJU VREMENA

Postoje stotine i stotine alatki za organizaciju vremena. Bilo da koristite rokovnik ili online aplikacije, iskoristite prednost već gotovih alatki za organizaciju vremena. Kombinujte ih ako baš želite. Remember the milk je super gotivna stvarčica pomoću koje možete u svakom trenutku znati šta vam je u planu danas, sutra…možete pristupiti i sa iPhone-a. Radite zakazivanje u kalendaru, postavljajte remindere, a mailove flagujte sve dok ne odradite sve što treba…verujte, pomaže. Pa koliko puta vam se do sada desilo da zaboravite nešto da odradite…i kasnije imate problema…

Naravno,  mnogi od nas su koristili žute papiriće dok nisu krenuli sa reminderima itd. Šta god da treba da se uradi jednostavno zapišeš na žuti papirić, zalepiš ga na monitor, tastaturu, na sto…i jednog dana zatekneš svoje radno mesto zatrpano papirićima a znaš da ima par važnih stvari i brojeva telefona, mailova, a ne možeš da nađeš u toj gomili…sve je stvar organizacije, ima dosta alatki koje pomažu pri organizaciji, i skroz je subjektivna stvar šta ćete da koristite…nama lično super dođu taskovi sa reminderima kao i zakazivanje u kalendaru.

POSTAVITE SEBI CILJEVE

Postavljanje ciljeva je jedna od najvažnijih stvari koje mogu da vam pomognu pri organizaciji vremena. Ako nemate nikakve ciljeve, kako ćete znati koji su prioriteti? Šta zaslužuje vaše vreme i pažnju? Tačan odgovor je: ne znate.

Ciljevi ne moraju biti uklesani u kamen niti dugoročni (mislim, dobro je znati čemu težite i šta želite da postignete u nekom narednom periodu). Ono na šta treba da se fokusirate jeste ono što je najbitnije da se uradi.

Jedan od načina je da postavite sebi za cilj da odradite sve do četvrtka  tako da biste u petak već bili slobodni ili da iskoristite taj petak da uradite nešto za sebe. Na ovaj način se maksimalno fokusirate na izvršenje zadatka. Nema čak ni odlazaka na twitter i facebook (jer vam to realno oduzme 30-60 min radnog vremena), samo se fokusirajte i odradite to što treba.  Takođe pomaže i rad u vreme pauze za ručak ili početak posla pola sata ranije odnosno završetak posla pola sata kasnije nego inače.

Opet, postavite svoje ciljeve tako da budu dostižni i precizni. Možete postaviti ponavljajuće ciljeve tipa ‘Hoću da mi svaki petak bude slobodan’ ili jednokratne ciljeve tipa ‘Ima da završim svoj sajt do sledećeg utorka’. Možete čak i da ih zapišete negde, pa čisto kad bacite pogled, da se setite šta treba da radite i prionete na posao.  Postarajte se da uvek imate neki cilj. Možete čak i neki toliko jednostavan tipa ‘Ima da završim ovaj logo pre ručka’ .

POSTAVITE ROKOVE

Rokovi su nešto kao ugrađeni ciljevi u svakom projektu. Ako znate da nešto treba da završite do sledećeg ponedeljka, onda morate da se organizujete kako bi to bilo gotovo do ponedeljka.

Ukoliko nemate rokove nametnute od strane klijenta ili šefa, onda ćete morati sami sebi na nametnete rokove. Razmislite o tome kad budete želeli da završite nešto ili kad želite da pređete na drugi projekat. Zabeležite taj datum u kalendaru ili u vaš to-do list kao rok za tekući projekat. A kao dodatnu odgovornost, možete reći nekome za vaš rok (jer da ga ne ispoštujete, drugi će to znati). Neki čak koriste twitter i fejs da upišu u status da će uraditi to i to do tog datuma…a ako ne uradite, mnogi će vas pitati, e šta je bilo sa onim? Dodatni pritisak od strane prijatelja će sigurno pomoći…

PLANIRAJTE UNAPRED

Imajte u glavi neki plan na duže staze. Može biti mesečni, polugodišnji, godišnje, mada sve zavisi od vašeg posla i projekta na kojim radite…Kao što je već pomenuto, bilo bi dobro da koristite kalendar  i zabeležite sve mesečne projekte i rokove, a takođe je dobro da pređete kalendar i vidite da li ima nekih bitnih dešavanja (kao što su slave, svadbe itd.) i da na taj način ne dođe do odlaganja izvršenja projekta. Ako ipak imate projekte za čiju je izradu potrebno više nedelja ili meseci, gledajte da se izorganizujete i procenite koliko će vam dnevno biti potrebno vremena za izradu projekta.

POSTAVITE PRIORITETE

Potrebno je da postavite prioritete. Uglavnom se treba posvetiti projektima sa kratkim rokovima i završiti prvo njih. Zatim  prelazite na projekte čiji je rok nedelju ili dve dana, a zatim sve ostalo. Ne zaboravite da uključite i  porodične obaveze u sve to. Prva utakmica vašeg deteta je bitna, tako da bi to trebalo da je na samom vrhu prioriteta. Odlasci kod lekara, otvorena vrata, zabave…sve treba da uzmete u obzir kad organizujete svoje vreme i koristite kalendar i zakazivanje…

Možete sve važne datume da ofarbate različitim bojama a svaka boja da označava stepen prioriteta. Najbitnije stavke možete da označite zvezdicom. Opet, imajte u vidu i svoj privatni život pored toga i da li zaista možete sve ispratiti.

PREBACITE DEO POSLA NA NEKOG DRUGOG

Nema ništa loše u maloj pomoći sa strane s vremena na vreme. To znači da možete da prenesete deo posla na nekog kolegu ili  asistenta, ne moraju ništa specijalno da urade, jednostavno da prikupe podatke ili slike, izvrše istraživanja, ili šta je već potrebno za projekat. Vama će to uštedeti puno vremena i moći ćete da se skoncentrišete na bitnije stvari.

Ako radite od kuće, možda postoji bolji način od prebacivanja vašeg posla na nekog drugog, unajmite kućnu pomoćnicu ili nekog ko će izvršiti vaše obaveze po kući kako ne biste morali trošiti dragoceno vreme na kućne dužnosti. Na ovaj način ćete imati više vremena za svoj posao ili za svoju porodicu.

OPTIMIZUJTE PROCESE RADA

Sigurno postoje dnevne ili nedeljne aktivnosti koje se konstantno ponavljaju a koje biste mogli na neki način automatizovati. Bilo da se radi o naplati ili arhiviranju ili sličnim ponavljajućim stvarima, ili nekim stvarima koje koristite za gotovo svaki projekt.

Ovo su stvari koje bi trebalo optimizovati i na neki način osavremeniti. Na primer, svaki dan izdajete račune ili predračune, i to morate da radite ručno, zašto ne biste iskoristili poseban program u kome samo uradite template i to koristite svaki dan, ili program koji automatski izbacuje račune i predračune na osnovu podataka klijenta. Ili ako ste web dizajner, možete kreirati svoj sopstveni set template i fajlova koje često koristite pri razvijanju sajtova…možete toliko stvari učiniti efikasnijim, samo treba da sednete , razmislite i napravite spisak stvari gde je to moguće.

NAUČITE DA KAŽETE ‘NE’

Jedna od najvećih zamki pri organizaciji vremena koje možete da doživite jeste kada preuzimate na sebe previše posla i previše odgovornosti. Morate naučiti da kažete ‘ne’ nekim ljudima. Ukoliko prihvatite više posla nego što možete da postignete, ne samo da ćete imati problema sa rokovima nego će kvalitet rada znatno opasti jer ćete morati da radite na ‘brzinu’ a i odnosi sa porodicom i klijentima će se vrlo verovatno pogoršati.

Pre nego što se prihvatite bilo kakvog posla, pogledajte u svoj rokovnik, da li zaista imate vremena za još jedan projekat? Ako ne, objasnite klijentu  da trenutno ima dosta projekata na kojima radite i da jednostavno nećete uspeti da se posvetite u potpunosti njegovom projektu. Biće vam zahvalan na iskrenosti, kao i mnogi, jer je bolje da ste iskreni nego da ga zavlačite i obećavate ‘biće sutra’. Čak iako dođete u situaciju da ne možete odbiti projekat, morate im reći istinu što se tiče rokova i kad mogu da očekuju gotov projekat. Nemojte im reći da će biti gotovo u toku sledeće  nedelje ako to zaista nije tako.

Isti princip primenite i u privatnom životu. Niko ne može da vas natera da budete predsednik kućnog saveta ako mislite da za to nemate vremena ili da idete na mesečnu akciju čišćenja vašeg kraja. Ako ste nešto radili proteklih godina, to ne mora da znači da morate i ove godine ili narednih deset! Naučite da kažete ‘ne’ vašim prijateljima, porodici, komšijama i drugima u vašem životu kako biste imali vremena da kažete ‘da’ stvarima koje su vam vrlo bitne.

SAZNAJTE KAD NAJBOLJE FUNKCIONIŠETE

Jedna od prednosti rada od kuće jeste da sami određujete kada radite.  Obratite pažnju na vreme kada ste najproduktivniji. Nekima je to vreme od 9 do 14h, zatim od 19 do 23h…nemojte da se forsirate ako znate da ništa nećete uraditi za to vreme.

DEFINIŠITE RADNO VREME

Dosta sličnosti sa prethodnom temom, trebalo bi da utvrdite kada radite i to da ispoštujete svaki dan. Ukoliko najbolje radite od 9 do 16h, onda to treba da ispoštujete svaki dan. To takođe znači da bi trebalo da prestanete sa radom u 16h i da radite nešto drugo, vezano za kuću i slično…isto primenite i vikendima. Uzmite najmanje dva slobodna dana u toku nedelje ukoliko je to moguće. To ne znači da morate da imate uvek slobodnu subotu i nedelju, možete da ne radite i sredom i četvrtkom ili ponedeljkom i utorkom. Kako god vama odgovara. Samo se potrudite da imate neko slobodno vreme. U suprotnom ćete verovatno biti preopterećeni i pod stresom.

NE GUBITE VREME

Obratite pažnju na sve što radite u toku radnog vremena. Da li ste stalno proveravate fejs i twitter? Kuckate poruke devojci ili ortacima? Stalno ustajete po čašu vode? Stalno idete do toaleta? Kuvate kafu pola sata? Izvodite psa šesti put od jutros? Ukoliko je bilo šta od navedenog slučaj kod vas, nađite način da  prestanete sa tim…makar dok se rado vreme ne završi. Prvo, izvedite psa na laganu, dugu šetnju odmah posle ručka. Proveravajte fejs i twitter na svakih 1h(ili još bolje na 2h). Pored sebe držite flašu vode od 2l (a koliko god doktori preporučuju 2l vode dnevno, niko zaista ne popije toliko). Bitno je samo da utvrdite na čemu gubite vreme u toku rada i eliminišete to.

IZBEGAVAJTE VIŠE POSLOVA ODJEDNOM

Ovo uspeva u nekim slučajevima…samo u nekim. Ali kad naletite na jedan pozamašan i bitan posao, neće vam biti drago što pored tog posla imate još par da obavite…i to ćete uspeti ko zna kad. Ovo naravno ne mora da znači da morate da radite samo jedan projekat sve dok ga ne završite pa tek onda drugi, ali svakako znači da ne bi trebalo da skačete sa jednog projekta na drugi na svakih par minuta. Postavite neko minimalno radno vreme po projektu, odnosno, izdvojite petnaest, dvadeset minuta pa čak i sat vremena dnevno po projektu – kad kažemo da izdvojite ovoliko vremena, to znači zaista da se posvetite to vreme projektu, znači bez telefonskih razgovora, pasijansa, fejsa i svega ostalog što će vas odvratiti od rada.

PRAVITE ČESTE PAUZE

Šta i koliko god radili, ne dozvolite sebi da se preopteretite ili da se iznervirate. Kad se  iznervirate, dugo nećete biti u stanju da se fokusirate na posao a kamoli da završite. Ukoliko budete pravili kratke pauze, možete da izbegnete umor i nerviranje. Izađite par minuta na vazduh, udahnite duboko i vratite se. Pročitajte novine posle ručka, ili skuvajte kafu, pa se vratite na posao…pomaže.Ove male pauze nas pre svega osveže i nakon njih smo spremni da prionemo na posao. Ukoliko se desi da radimo satima bez prestanka, mnogo ćemo se brže umoriti i izgubiti koncentraciju i onda ništa nismo uradili. Ukoliko je moguće, iskoristite ponekad i produženi vikend, tri dana nemojte raditi, taman da vam se napune baterije.

ODRŽAVANJE

Održavanje je neverovatno bitan deo organizacije. Međutim, ne treba samo organizacija vremena da se održava i ispoštuje, treba da obavite svoj posao i da sve prođe bez nekih gubitaka i odricanja, bilo u poslovnom ili privatnom životu. Počnite sa osnovnim održavanjem kompjutera (izbrišite sve nepotrebne fajlove, uradite backup, sačuvajte mailove za koje mislite das u bitni, ostale izbrišite), osnovnim održavanjem radnog mesta i prostora (brisanje prašine, usisavanje..) i osnovnim održavanjem kuće (pranje sudova, veša itd.). Nemojte prevideti ni lično održavanje, redovno vežbajte, šetajte to je odličan način da se oslobodite stresa i da budete produktivniji.

Ok, sad se pitate kakve ovo veze ima sa izvršavanjem posla i organizacijom? Stvari stoje ovako: ukoliko ne održavate osnovne stvari koje su vam potrebne za svakodnevno funkcionisanje, kad tad ćete osetiti posledice toga. Ako ne održavate svoj sto, ako držite šoljice kafe na stolu, šta ako vam se prospe na jako bitne papire ili još gore, tastaturu. Šta ako jednog dana otkrijete da uopšte više nemate čistog veša u ormaru i ceo dan potrošite na pranje i peglanje i tako izgubite dragoceno vreme za rad, šta ako otvorite frižider i ne zateknete ništa jer niste išli u prodavnicu nedelju dana…prvo organizujte svoje svakodnevne potrebe, zatim prionite na posao! Srećno!

Izvor: smashingmagazine.com